Yrityksellä ei ollut oikeutta julkaista työntekijöiden puhelinnumeroita intranetissä

Apulaistietosuojavaltuutettu katsoo, että linja-autoliikennöitsijä on toiminut tietosuojasääntelyn vastaisesti, kun se on julkaissut intranetissään 300 linja-autonkuljettajana työskentelevän työntekijän henkilökohtaiset puhelinnumerot siten, että numerot näkyvät yrityksen kaikille linja-autonkuljettajille. Apulaistietosuojavaltuutettu määräsi yrityksen muuttamaan toimintatapaansa.

Apulaistietosuojavaltuutettu selvitti asiaa saamansa kantelun perusteella. Kantelun mukaan osa kuljettajista on huolissaan siitä, että heidän salainen puhelinnumeronsa on muiden työntekijöiden nähtävillä. Yrityksen antamien selvitysten mukaan kuljettajien on tärkeää pystyä olemaan yhteydessä toisiinsa töitä tehdessään. Kuljettajilla on työpuhelimet, mutta niillä on mahdollista soittaa vain ennalta rajattuihin puhelinnumeroihin, kuten esihenkilölle ja hätänumeroon, ja tekstiviestien lähettäminen on estetty.

Apulaistietosuojavaltuutettu totesi päätöksessään, että henkilökohtaisten puhelinnumeroiden julkaiseminen muille työntekijöille tarkoittaa henkilötietojen luovuttamista kolmansille osapuolille. Luovuttamiselle ei ole ollut lainmukaista perustetta. Apulaistietosuojavaltuutetun mukaan linja-autonkuljettajien välinen yhteydenpito on mahdollista järjestää myös vähemmän työntekijän yksityisyyteen puuttuvalla tavalla, kuten työpuhelimella. Kuljettajien henkilökohtaisten puhelinnumeroiden julkaiseminen toisille kuljettajille ei ole ollut tarpeellista.

Henkilötietojen käsittelylle on aina oltava lainmukainen peruste. Työntekijöiden henkilökohtaisia puhelinnumeroita tai sähköpostiosoitteita tulee käsitellä lähtökohtaisesti vain silloin, kun työpuhelinnumeroa tai työsähköpostiosoitetta ei ole mahdollista käyttää. Lisäksi työntekijöiden henkilökohtaisia tietoja saavat käsitellä vain henkilöt, joiden työtehtäviin niiden käsittely kuuluu, kuten esihenkilöt tai henkilöstöhallinnon tehtävissä työskentelevät henkilöt.

Apulaistietosuojavaltuutettu antoi linja-autoliikennöitsijälle huomautuksen tietosuojalainsäädännön vastaisesta toiminnasta ja määräyksen saattaa toiminta lainmukaiseksi.